Was ist eine Zweigniederlassung und wie muss diese eingetragen werden?

Das registerliche Verfahren zur Anmeldung und Eintragung einer „private limited company“ nach englischem Recht – kurz: LTD (Limited) – führt in der notariellen und gerichtlichen Praxis immer wieder zu Irritationen, was auch die gestiegene Zahl obergerichtlicher Entscheidungen verdeutlicht.

Die Anmeldung wird oft als aufwändig bezeichnet. Zum einen sind die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften unübersichtlich, umstritten und vielfach nicht ausreichend kommentiert.

Zum anderen ist die Praxis der Registergerichte – fast immer – unterschiedlich. Und nicht zuletzt steckt die Tücke im Detail, wenn es darum geht, zwei unterschiedliche Rechtssysteme und Sprachen unter Vorgabe gesetzlicher Normen aufeinander abzustimmen. Das Verfahren wird sicherlich nicht dadurch erleichtert, dass bestimmte Tatsachen zur Eintragung angemeldet und auch eingetragen werden, andere Angaben in der Anmeldung zwar mitgeteilt, aber nicht in das Register eingetragen werden, und schließlich sind bestimmte Fakten weder anzumelden noch mitzuteilen, dennoch müssen sie zwingend in das Register eingetragen werden.

Die gesetzliche Systematik und sprachliche Fassung einzelner Normen ist tatsächlich nicht überzeugend und erschwert demjenigen die Orientierung, der mit der Vorbereitung einer Registeranmeldung befasst ist.

Die Errichtung der Zweigniederlassung ist ein Faktum und spätestens mit der Gewerbeanmeldung vollzogen. Die Eintragung in das Handelsregister ist somit lediglich deklaratorisch. Das gesamte registerliche Verfahren richtet sich nach deutschem Recht, und die eher irritierende Bestimmung des § 13d Abs. 3 HGB gilt nicht für eine ausländische Gesellschaft. Die diesbezüglichen gesetzlichen Bestimmungen bleiben hier somit außer Acht ( § 13g Abs. 2 Satz 3 HGB und§ 13e Abs. 5 HGB ).

1. Was muss zur Eintragung in das Register angemeldet bzw. was muss in der Anmeldung angegeben werden?

Nach § 13e Abs. 2 Satz 1 HGB ist die Errichtung der Zweigniederlassung zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden, die Anmeldung ist somit Pflicht. Welches Registergericht zuständig ist, beantwortet § 13d Abs. 1 HGB unzweifelhaft: Es ist das für das Register zuständige Gericht, in dessen Bezirk die Zweigniederlassung besteht. § 13e Abs. 2 Satz 3 HGB bestimmt, dass die Anmeldung auch die Anschrift und den Gegenstand der Zweigniederlassung (nicht der Hauptniederlassung !) zu enthalten hat. Die Anschrift wird zwar nicht in das Handelsregister eingetragen, jedoch wird sie bekannt gemacht.

Der Gegenstand der Zweigniederlassung muss nicht von dem der Hauptniederlassung gedeckt sein. Das HGB bestimmt unmissverständlich, dass nur der Gegenstand der Zweigniederlassung anzumelden ist. Dieser muss aber hinreichend konkretisiert und individualisiert sein. Gemäss § 13e Abs. 2 Satz 4 Nr. 1 HGB sind das Register und die Registernummer der Hauptniederlassung in der Anmeldung anzugeben.

Die LTD wird numerisch beim „COMPANIES HOUSE“ in Cardiff (Wales) registriert. Das Bestehen, die Registernummer und die Anschrift der Hauptniederlassung kann über das Internet im Rahmen einer kostenlosen Einsicht oder mit Hilfe des ESecretary überprüft werden. Der § 13e Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 HGB schreibt vor, dass die Rechtsform der Hauptniederlassung in der Anmeldung anzugeben ist.

Die englische LTD (private limited company by shares) ist gemäß der europäischen Zweigniederlassungsrichtlinie mit Verweis auf die Publizitätsrichtlinie vergleichbar mit der GmbH nach deutschem Recht. Nach § 13e Abs. 2 Satz 4 Nr. 3 HGB sind ständige Vertreter unter Angabe ihrer Befugnisse in der Anmeldung anzugeben. Dies entfällt jedoch, sofern ständige Vertreter nicht existieren, da sie nicht zwingend vorgeschrieben sind. Gesetzlich werden sie nicht definiert. Sie haben den Status von Handlungs- oder Generalbevollmächtigten, die zur Prozessführung ermächtigt sind. Ständige Vertreter sind daher gewillkürte und nicht etwa organschaftliche Vertreter. Sie sind grundsätzlich zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung befugt und daher auch im Einzelnen zur Abgabe von späteren Handelsregisteranmeldungen über § 13e Abs. 3 HGB hinaus (z.B. Erteilung und Erlöschen von Prokuren, wohl auch Sitzverlegung).

Eine Diskussion darüber, welche Vertretungsmacht ein ständiger Vertreter im Einzelnen hat, fällt schwer, da im deutschen Recht kein Äquivalent existiert. Ständige Vertreter sind jedenfalls keine Prokuristen.

Die Pflicht zur Eintragung der Erteilung oder des Erlöschen seiner Prokura ergibt sich aus § 53 HGB. Eine Ermächtigung zur Belastung und Veräußerung von Grundstücken gern. § 49 Abs. 2 HGB ist nicht möglich, da die Zweigniederlassung keine eigene Rechtspersönlichkeit und somit keine Grundbuchfähigkeit besitzt. Die Erteilung einer Gesamtprokura, die zur Vertretung mit einem ständigen Vertreter ermächtigt, müsste möglich sein, solange keine Personenidentität besteht.

Ein Geschäftsführer (Director) kann gleichzeitig ständiger Vertreter mit Einzelvertretungsmacht sein. Gleiches gilt für einen Prokuristen, wenn dessen Vertretungsbefugnis als Prokurist eine von der Einzelvertretungsbefugnis abweichende ist.

Die Befreiung eines ständigen Vertreters von den Beschränkungen des § 181 BGB ist möglich. Der § 13g Abs. 2 Satz 2 HGB i.V.m § 8 Abs. 4 GmbHG schreibt vor, dass die Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer (Directoren) in der Anmeldung anzugeben ist. Dies umfasst die abstrakte sowie die konkrete Befugnis. Bei der LTD sind die Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages maßgeblich, ohne eine Bestimmung gilt bei mehreren Geschäftsführern das Prinzip der Gesamtvertretung. Ferner existiert im englischen Recht keine dem § 181 BGB vergleichbare Bestimmung. Daher kann eine Befreiung des Geschäftsführers (Director) von einem Selbst- und Mehrfachkontrahierungsverbot, insbesondere expressis verbis von den Beschränkungen des § 181 BGB, nicht in das Handelsregister eingetragen werden.

Dennoch wurde die Befugnis zur Vornahme von In-sichGeschäften in der Vergangenheit in Gesellschaftsverträgen von LTDs geregelt und auch in das Handelsregister der Zweigniederlassung eingetragen.

Die Zulässigkeit und Wirkung einer solchen Eintragung erscheint zweifelhaft, da hier versucht  wird, dem ausländischen Gesellschaftsstatut Elemente deutschen Rechts einzuverleiben. Zur Behebung dieses Problems bietet es sich an, den oder die Geschäftsführer (Directoren) zu ständigen Vertretern zu bestellen und von den Beschränkungen des § 181 BGB zu befreien. Zwar wirkt sich dies selbstverständlich nicht auf die Vertretungsbefugnis bzgl. Der Hauptniederlassung aus, doch ist zumindest beim Rechtsverkehr seitens der Zweigniederlassung das Problem beseitigt. Die Befreiung des ständigen Vertreters von den Beschränkungen des § 181 BGB ist zulässig, da sich die Bestellung ausschließlich nach deutschem Recht richtet.

Ein Zweigniederlassungszusatz ist grundsätzlich nicht zwingend erforderlich, wohl aber dann, wenn Haupt- und Zweigniederlassung unterschiedliche Firmen besitzen? Teilweise werden grundsätzlich Zweigniederlassungszusätze eingetragen, obwohl sie in der Anmeldung nicht enthalten sind (z.B. „… LTD, Zweigniederlassung Hannover“).

Die Firma der Zweigniederlassung muss in Deutschland zulässig sein, die Grundsätze der Firmenklarheit und der Aspekt der Unterscheidbarkeit müssen beachtet werden. Allerdings ist im Rahmen der Niederlassungsfreiheit zu beachten, dass eine in Deutschland unzulässige, aber in einem Mitgliedsstaat der EU zulässig gebildete Firma nur dann nicht eintragungsfähig ist, wenn sie gegen das Allgemeininteresse (Art. 6 EGBGB) gerichtet wäre?

Die in England und Wales zulässige Firmierung „GmbH & Co. KG LTD“ ist als Firma der Zweigniederlassung in Deutschland nicht eintragungsfähig. Insbesondere sind im Hinblick auf die Hauptniederlassung nicht zur Eintragung anzumelden oder in der Anmeldung anzugeben:

Gegenstand des Unternehmens, Höhe des Stammkapitals, Tag des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages und eine Bestimmung über die Zeitdauer der Gesellschaft. Unterschriftszeichnungen durch Geschäftsführer und durch Prokuristen sind ebenfalls nicht mehr vorgesehen.

2. Muster einer Registeranmeldung

Aus dem vorstehend Ausgeführten resultiert folgender Entwurf einer Handelsregisteranmeldung, wobei „***“ Platzhalter darstellen, und mit „*“ gekennzeichnete Textstellen anzupassende Alternativen sind. Nicht kursiv dargestellte Textstellen dienen der Erläuterung und sind nicht Inhalt der Anmeldung.

Zur Eintragung in das Handelsregister wird Folgendes angemeldet: Die *** LTD, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Private LTD Company) nach dem Recht für England und Wales, eingetragen unter der Nummer *** im Handelsregister (Companies Hause) für England und Wales, hat eine Zweigniederlassung unter der Firma *** (oder:) * ihrer Hauptniederlassung * mit dem Zusatz *** errichtet. Die Anschrift der Zweigniederlassung lautet: ***. Gegenstand der Zweigniederlassung ist ***.

Zur abstrakten Vertretungsregelung wird angemeldet:

Die Anzahl der Geschäftsführer der Gesellschaft ist unbestimmt; die Gesellschaft hat mindestens einen Geschäftsführer. Solange nur ein Geschäftsführer vorhanden ist, ist dieser uneingeschränkt alleinvertretungsberechtigt. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so vertreten sie die Gesellschaft gemeinschaftlich oder gemäß ihrer jeweiligen Vertretungsbefugnis. * Einziger Geschäftsführer der Gesellschaft ist *** (Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort). * Gemeinschaftlich vertretungsberechtigte * Jeweils einzelvertretungsberechtigte Geschäftsführer der Gesellschaft sind: ***. (gegebenenfalls:) *Der * Die Vorgenannte*n, *Herr *Frau ***, *ist *sind gleichzeitig als ständige*r Vertreter im Rahmen der Tätigkeit der Zweigniederlassung befugt, die Zweigniederlassung uneingeschränkt gerichtlich und aussergerichtlich zu vertreten.

*Er *Sie *ist *sind stets einzelvertretungsberechtigt und berechtigt, die Zweigniederlassung bei der Vornahme von Rechtsgeschäften mit sich selbst oder zugleich als Vertreter eines Dritten uneingeschränkt zu vertreten (Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB). (gegebenenfalls:) *Herrn *Frau *** wurde *Einzelprokura erteilt. *dergestalt Prokura erteilt, dass *er *sie berechtigt ist, die Zweigniederlassung *mit einem weiteren Prokuristen *oder mit einem Geschäftsführer *oder mit einem ständigen Vertreter zu vertreten. *Er *Sie ist berechtigt, die Zweigniederlassung bei der Vornahme von Rechtsgeschäften mit sich selbst oder zugleich als Vertreter eines Dritten uneingeschränkt zu vertreten (Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB). (nicht erforderlich, aber zweckmäßig:)

Der beglaubigende Notar wird zur umfassenden Vertretung im registerlichen Verfahren ermächtigt, insbesondere diese Anmeldung zu ändern und zu ergänzen sowie Anträge auch einzeln und eingeschränkt zu stellen und in gleicher Weise zurückzuziehen. (nicht erforderlich, aber zweckmäßig:) Der beglaubigende Notar hat darüber belehrt, dass jede Änderung des Gesellschaftsvertrages der Hauptniederlassung sowie in den Personen der Vertretungsberechtigten sowie der ständigen Vertreter oder deren Vertretungsbefugnis oder der Beendigung deren Vertretungsbefugnis, die Eröffnung oder die Ablehnung eines lnsolvenzverfahrens oder eines ähnlichen Verfahrens über das Vermögen der Hauptniederlassung, die Auflösung der Gesellschaft sowie deren Liquidatoren und die Beendigung der Liquidation zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden sind.

3. Was muss dem Register an Urkunden vorgelegt werden?

Das Bestehen der Hauptniederlassung muss dem Registergericht nachgewiesen werden (§ 13e Abs. 2 Satz 2 1. HS HGB). Dies geschieht in aller Regel durch ein sog. „Certificate of Incorporation“, erteilt vom „COMPANIES HOUSE“, oder durch eine Bescheinigung eines englischen Notars. Die Bescheinigungen müssen mit der Apostille versehen sein. Das LG Berlin hält dies hingegen für nicht erforderlich. Oft genügt auch eine Bescheinigung eines deutschen Notars, die er aufgrund Einsicht beim „COMPANIES HOUSE“  fertigt. Solche Bescheinigungen werden von einigen Registergerichten  akzeptiert. Das Registergericht prüft das Bestehen der Hauptniederlassung selbstständig.

Ferner muss dem Registergericht eine  öffentlich beglaubigte Kopie des Gesellschaftsvertrages (memorandum articles of association) eingereicht werden. Ist der Vertrag nicht in deutscher Sprache verfasst, muss zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung in deutscher Sprache vorgelegt werden. Die Beglaubigung der Kopie kann von dem Registerführer (registrar of companies) oder von einem englischen Notar vorgenommen werden.

Der Gesellschaftsvertrag wird beim „companies hause“ registriert. Gern. § 13g Abs. 2 Satz 2 HGB i.V. m. § 8 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG ist die Legitimation der Geschäftsführer gegenüber dem Registergericht nachzuweisen. Dies ist möglich durch ein sog. „certificate of good standing“, das gleichzeitig die Existenz der Hauptniederlassung bestätigt, erteilt vom „companies house“ oder durch die Bescheinigung eines englischen Notars oder eines deutschen Notars, wie vorgenannt

In der Praxis werden von einigen Registergerichten auch folgende Urkunden akzeptiert: eine Bestätigung des „secretary“ der LTD, der als eine Art „Schriftführer“ der Gesellschaft angesehen werden kann, über den Bestand der Gründungsurkunden, beinhaltend den Gesellschaftsvertrag, sowie ein „certificate of incorporation“ und weitere, vom Register bestätigte Daten, die mit dem Status „Accepted“ (in der beglaubigten deutschen Übersetzung: „Akzeptiert“) attestiert sind.

Die Bestätigung des „secretary“ ist unterschriftsbeglaubigt sowie mit einer „Gründungsbescheinigung“ eines englischen Notars versehen und mit Apostille verbunden. Ist der „secretary“ eine juristische Person, etwa eine andere Limited, so wird der Nachweis der Vertretungsberechtigung dieser Limited i.d.R. nicht geführt. Nach einer Entscheidung des OLG Hamm entsprechen diese Unterlagen jedoch nicht den gesetzlichen Bestimmungen für das deutsche registerliehe Verfahren. Sämtliche nicht deutschsprachigen Urkunden müssen von einem öffentlich bestellten und vereidigten Dolmetscher übersetzt werden. Dieser bestätigt die Übersetzung mittels Unterschrift und fügt dieser einen Stempel- kein Siegel, da nicht siegelführend – bei.

Ist für den Betrieb der Zweigniederlassung im Inland eine Genehmigung oder eine Zulassung erforderlich, so muss gem. § 13e Abs. 2 Satz 2 HGB deren Erteilung dem Registergericht nachgewiesen werden (z.B. § 34c GewO; Eintragung in die Handwerksrolle).

Werden Prokuristen oder ständige Vertreter zur Ersteintragung oder später angemeldet, sind keine urkundlichen Nachweise erforderlich. Die Eintragung ist deklaratorisch. Ferner ist auch nicht die Vorlage eines Beschlusses über die Errichtung der Zweigniederlassung erforderlich. Nach § 13e Abs. 2 Satz 1 2. HS HGB müssen die Geschäftsführer (Directoren) die Zweigniederlassung in Deutschland in vertretungsberechtigter Weise anmelden.

4. Was ist in das Register einzutragen?

In das Register muss gern. § 13d Abs. 2 1. HS HGB der Ort der Zweigniederlassung eingetragen werden. Dieser ergibt sich aus den mit der Anmeldung einzureichenden Urkunden. Hat die Firma der Zweigniederlassung einen Zusatz, so ist auch dieser nach § 13d Abs. 2 2. HS HGB einzutragen. In § 13g Abs. 3 HGB i.V.m. § 10 Abs. 1 GmbHG ist geregelt, welche Angaben die Hauptniederlassung betreffend in das Register einzutragen sind. Dies sind Firma und Sitz der Gesellschaft, der Gegenstand des Unternehmens, die Höhe des Stammkapitals, das Datum des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages, die Personen der Geschäftsführer und deren Vertretungsbefugnis.

Gemäß § 13g Abs. 3 HGB i.V.m. § 13e Abs. 2 Satz 4 HGB sind noch folgende Fakten zur Eintragung anzumelden: Register und Registernummer der Hauptniederlassung, die Rechtsform der Hauptniederlassung, ggf. ständige Vertreter unter Angabe deren Befugnisse.

Es wird schnell deutlich, dass sich gesetzliche Bestimmungen und Begriffe im Englischen und Deutschen nicht exakt entsprechen. Beim Sitz der Gesellschaft ist für die deutsche GmbH gern. § 4a GmbHGin aller Regel die politische Gemeinde anzugeben, um nicht zuletzt die Zuständigkeit des Registergerichts zu bestimmen. Bei der LTD fehlt hingegen eine solche Ortsangabe im Gesellschaftsvertrag.

Dort heisst es z.B.: „The registered office of the Company will be situated in England and Wales.“ Die beglaubigte deutsche Übersetzung lautet hierzu: „Der eingetragene Sitz der Gesellschaft ist in England und Wales.“ Das Registergericht trägt aber erfahrungsgemäß eine engere Ortsbezeichnung ein (z.B. die Stadt London). Diese Ortsbezeichnung ergibt sich mitsamt der Anschrift aus den mit einzureichenden Urkunden, da die Adresse beim „companies house“ registriert wird. Die Geschäftstätigkeit einer deutschen GmbH soll hinreichend erkennbar sein und muss somit bereits im Gesellschaftsvertrag konkret ausgeführt werden. Hingegen sind die Ausführung zum Unternehmensgegenstand im Gesellschaftsvertrag der LTD sehr abstrakt, z.B.: “ … To carry on business as a general commercial company.“ Die beglaubigte deutsche Übersetzung hierzu lautet: „Die Vornahme und Ausübung aller gewerblichen Geschäfte und Tätigkeiten, die für eine allgemeine kaufmännische Handelsgesellschaft und/oder sonstige Gesellschaft üblich und erforderlich sind.“

Die seitenlange Aufzählung einzelner Tätigkeiten ist hingegen nicht Gegenstand, sondern stellt einen nicht abschließenden Katalog dessen dar, wozu Geschäftsführer (directors) ermächtigt sind. In einem Gesellschaftsvertrag lautet die Formulierung z.B.: „The directors are

authorized … In detail, it concerns the following: . .. „.Die beglaubigte deutsche Übersetzung lautet: „Die Geschäftsführer sind ermächtigt, .. . Im Einzelnen handelt es sich dabei um: … „.

Hier klaffen die Anforderungen des englischen Rechts an die Formulierung des Unternehmensgegenstands und die Bestimmungen des deutschen Rechts weit auseinander. Damit muss der deutsche Jurist in der registerlichen Verfahrenspraxis leben. Einzutragen ist daher nur der konkrete Gegenstand der Zweigniederlassung. Unterschiedlich gehen die Registergerichte bei der Eintragung des Stammkapitals der LTD vor. Entweder wird der Höchstbetrag, vergleichbar einem genehmigten Kapital (authorised share capital), oder das tatsächlich ausgegebene, also von den Gesellschaftern übernommene Kapital (issued share capital) eingetragen. Die unterschiedliche Praxis könnte bald der Vergangenheit angehören, da eine beabsichtigte Gesellschaftsrechtsreform in England und Wales vorsieht, dass kein Höchstbetrag an Kapital mehr festgelegt werden muss. Erwähnt sei noch, dass kein Mindestbetrag des Kapitals vorgeschrieben ist und der Betrag auch in € lauten kann